Conscientes y en atención de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Protección de Datos Personales. Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., en calidad de responsable de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., entable relaciones de cualquier índole.
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. cuyo objeto social principal es la prestación de servicios profesionales de la salud, especialmente en la práctica de la cirugía plástica y estética; legalmente registrada en la cámara de comercio, se declara como responsable del tratamiento de datos personales conforme a la ley 1581 de 2012
RAZON SOCIAL HAV PLASTIC SURGERY S.A.S.
NIT: 901.539.512-2
DIRECCION: CL 158 20 95 CS 501 Floridablanca/Santander
PAGINA WEB www.havplasticsurgery.com
La actual política es de estricto cumplimiento tanto de empleados, contratistas y terceros que obran como encargados del tratamiento de los datos en su nombre y deben adoptar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Para el cabal entendimiento de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones conformes con la legislación vigente sobre la materia:
– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
– Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
– Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.
– Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
– Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Para efectos de la presente política, HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.
– Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).
– Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
– Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
– Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
– Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
– Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En consecuencia, se aplican para efectos de la presente política, los siguientes principios:
– Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
– Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
– Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
– Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Todo nuevo proyecto al interior de la Organización, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con la Gerencia que es la dependencia encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del dato personal.
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación informamos a todos los titulares de los datos que reposan en las bases de HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, manejo y/o transferencia de datos personales que HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. realiza de sus datos, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.
En armonía con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen. En esta política de tratamiento se plasman las políticas empresariales de acuerdo con las cuales HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad del tratamiento, sus derechos como titular, así como los mecanismos previstos en la Ley para el ejercicio de tales derechos.
En general, la política de privacidad y tratamiento datos personales tiene como finalidad informarle que la obtención, manejo y utilización de información personal de terceros, que tengan una relación comercial con HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. recolectados con ocasión de los servicios prestados en desarrollo del objeto social para efectos principalmente de establecer y mantener una relación comercial con nuestros clientes, se adelantará, única y exclusivamente, si esta se ha suministrado de manera voluntaria, bajo su pleno conocimiento y consentimiento previo y expreso.
En atención a que al Titular de los datos personales le asiste el derecho a contar con la privacidad de los mismos, HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. informa que los datos personales recolectados se utilizarán para las siguientes finalidades:
– Establecer y mantener una relación comercial;
– Realizar retroalimentación de la atención brindada con el fin de proporcionar un efectivo servicio al cliente;
– Cobro de cuentas por pagar debido a los servicios prestados;
– Envío de avisos publicitarios o comerciales sobre los servicios de HAV PLASTIC SURGERY S.A.S.;
– Contacto con Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar;
– Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a HAV PLASTIC SURGERY S.A.S ;
– Con propósitos de seguridad o prevención de fraude;
– La remisión de cualquier información de carácter financiero, comercial, crediticio o de servicios con fines estadísticos, de control, o supervisión que deban procesarse, reportarse, conservarse, consultarse, suministrarse o actualizarse ante las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas para tal fin, que se estime conveniente, en los términos y durante el tiempo que los sistemas de bases de datos, las normas y las autoridades lo establezcan;
– Solución de dudas o inquietudes, preguntas generales;
– Mantener la seguridad en nuestras instalaciones del recurso humano, visitantes y cualquier objeto material que se encuentre en nuestra compañía.
– Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación comercial existente entre el Titular y HAV PLASTIC SURGERY S.A.S
De acuerdo con las finalidades enunciadas, sus datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de la labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.
Esta base de datos es generada por el área comercial de la empresa en calidad de persona jurídica, para gestión de mercadeo y gestión de servicios específicos dirigidos a los clientes.
El tratamiento de los datos lo realiza la empresa en calidad de persona jurídica, para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. (incluye entre otros, trabajadores, aprendices y aspirantes a cargos).
Esta base de datos corresponde a la información relacionada con los proveedores de la empresa en calidad de persona jurídica, en distintos frentes desde infraestructura física, tecnológica y servicios.
La vigencia de las bases de datos se dará durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades de tratamiento y acorde con las disposiciones legales.
En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
– Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
– Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. ha dispuesto que el proceso de Mejora Continua sea la responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos por medio de la que el Titular de los Datos puede ejercer sus derechos antes reseñados, que puede ser contactada en el correo __________________________________; o a la siguiente dirección física: CL 158 20 95 CS 501 Floridablanca/Santander
Las solicitudes presentadas ante el área correspondiente, y que versen sobre el tratamiento de datos personales, podrán ser presentadas por medio físico o electrónico, a través de los canales de contacto ya descritos y en comunicación dirigida a HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., siendo necesario que la comunicación exprese de manera clara la siguiente información:
Nombres y apellidos del titular.
Número de identificación del titular.
Datos de localización del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
Medio por el cual desea recibir respuesta
Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
Firma del peticionario.
Una vez presentada la solicitud, HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. contará un término de diez (10) días hábiles, desde el recibo de la petición, para atender la solicitud o tomar las medidas que el titular exija.
Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no refleja de manera expresa los hechos que permitan a HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud para efectos de que allegue la información necesaria dentro de los quince (15) días siguientes al recibo del requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición.
Si HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. ha establecido como requisito de procedibilidad de la acción de ejercer sus derechos a través de los medios previamente descritos y posteriormente gestionarlos ante la Super Intendencia de Industria y Comercio
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. ha dispuesto que el proceso de Mejora Continua sea la responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos por medio de la que el Titular de los Datos puede ejercer sus derechos antes reseñados, que puede ser contactada en el correo __________________________________; o a la siguiente dirección física: CL 158 20 95 CS 501 Floridablanca/Santander
Las solicitudes presentadas ante el área correspondiente, y que versen sobre el tratamiento de datos personales, podrán ser presentadas por medio físico o electrónico, a través de los canales de contacto ya descritos y en comunicación dirigida a HAV PLASTIC SURGERY S.A.S., siendo necesario que la comunicación exprese de manera clara la siguiente información:
Nombres y apellidos del titular.
Número de identificación del titular.
Datos de localización del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
Medio por el cual desea recibir respuesta
Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
Firma del peticionario.
Una vez presentada la solicitud, HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. contará un término de diez (10) días hábiles, desde el recibo de la petición, para atender la solicitud o tomar las medidas que el titular exija.
Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no refleja de manera expresa los hechos que permitan a HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud para efectos de que allegue la información necesaria dentro de los quince (15) días siguientes al recibo del requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición.
Si HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. ha establecido como requisito de procedibilidad de la acción de ejercer sus derechos a través de los medios previamente descritos y posteriormente gestionarlos ante la Super Intendencia de Industria y Comercio
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. Garantiza que la información se encuentra salvaguardada en nuestras bases de datos manteniendo niveles adecuados de confidencialidad, integridad y disponibilidad con base en las medidas efectivas y apropiadas de seguridad y confidencialidad de la información, por lo tanto solo puede ser accedida por personal calificado en función de su rol y desempeño dentro de la compañía, que mantenemos una estructura administrativa y tecnológica proporcional al tamaño empresarial y hemos adoptado mecanismos internos para poner en práctica estas políticas.
HAV PLASTIC SURGERY S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, previa comunicación electrónica dirigida a los titulares de la información, razón por la cual le invitamos a consultar regular o periódicamente nuestra página web www.havplasticsurgery.com a través de la que se mantendrá a su disposición la última versión de esta Política.
La presente Política de tratamiento de Datos entró en vigencia a partir del 11 de Noviembre de dos mil veintiuno (2021). Por lo tanto, la vigencia de las bases de datos será durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, o hasta el momento que el Titular solicite su revocación o eliminación de nuestra base de datos. En caso de no existir comunicación alguna, se podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos en conformidad con las políticas previamente establecidas por la compañía.